E-teeninduse töös esineb hetkel häireid, proovige mõne aja pärast uuesti.
E-teeninduse töös esineb hetkel häireid, proovi mõne aja pärast uuesti.
22
05
2020

Kirjade digitaliseerimine suurendab ettevõtte efektiivsust

Maailm liigub aina tempokamalt selles suunas, et paberil infovahetus kolib e-kanalitesse. Eestis liigubki juba valdav osa kirjadest e-kanalites, kuid mujal maailmas on siiski veel üllatavalt palju paberimajandust. Paberil kirjade, teatiste ja vormide maht sõltub sektorist, kus ettevõte tegutseb ja välisturgudest, mille esindajatega koostööd tehakse, kuid kindlasti on igale ettevõttele tuttav olukord, kus osad koostööpartnerid ja kontaktid soovivad endiselt saata kirju ja teateid paberkujul.
 
Olles riiklik postiteenuse pakkuja, läbib Eesti Posti nii siseriiklik kui ka rahvusvaheline kirjavahetus. Paljude jaoks üllatusena on võimalik aga sellise paberil kirjavahetusest tellida ka oma e-posti aadressile digitaalne koopia. Sellist digitaliseerimise teenust pakub Eesti Post.  

Paberkujul saabunud informatsiooni digitaliseerimisel on mitmeid eeliseid:
 

  •        Kirjades sisalduv informatsioon jõuab kiiremini kohale. Saabunud kirju digitaliseeritakse ja edastatakse igal tööpäeval. Seega on võimalik informatsioon kiiresti kätte saada ka näiteks puhkusel viibides või kaugtööd tehes.
  •       Digitaliseerimine võimaldab kokku hoida aega paberkirjade skaneerimise ja registreerimise arvelt ning säästa seeläbi tööjõukuludelt. Varasemalt kirjade haldusele kulunud aega on seejärel võimalik efektiivsemalt kasutada.
  •        Digitaliseerimine vähendab paberkirjade ringlust majasiseselt. Paberil kirjade puhul on oht, et teatud etapis võib tekkida infosulg (kiri võib jääda kellegi lauale seisma või minna koguni kaotsi). Serveri ja e-kirja teel informatsiooni edastamine vähendab neid riske.
  •        Tekib võimalus kokkuhoiuks tööjõu, paberkirjade haldusele ja hoiustamisele kuluvate rahaliste ressursside arvelt.
 

Kuidas see täpsemalt käib?
 
Kirjavahetuse digitaliseerimiseks tuleb sõlmida leping Eesti Postiga ja võtta kasutusele spetsiaalne e-postkasti teenuse sihtnumber – see tähendab, et oma koostööpartnereid tuleb teavitada, et postiaadress on sihtnumbri osas muutunud. Seejärel jõuavad saabuvate kirjade digitaalsed koopiad ettevõtteni PDF-failidena FTP-serveri vahendusel igal tööpäeval. Paberil originaale hoiustab Eesti Post turvaliselt ning toimetab need kontorisse vastavalt kokkulepitud sagedusele (näiteks kord kuus). Serveris säilitatakse digitaliseeritud kirjasid 3 kuud.
 
Koos koroonakriisiga on saabunud ka niinimetatud kodukontorite kuldaeg ja üsna peagi on ukse ees ka suvepuhkused, mistõttu on informatsiooni sujuv liikumine kõigi osapoolte vahel olulisem kui kunagi varem.

Tagasi

Uudiste loetelu

Pallasti 28, 10001 Tallinn, e-post: info@omniva.ee Kliendiinfo: 661 6616