E-teeninduse töös esineb hetkel häireid, proovige mõne aja pärast uuesti.
E-teeninduse töös esineb hetkel häireid, proovi mõne aja pärast uuesti.

Ostuarvete lahendus vähendab ettevõtte kulusid

Omniva Arvekeskus on veebipõhine lahendus, mis võimaldab elektroonilist ostuarvete vastuvõtmist, menetlemist ning säilitamist. Samuti on võimalik edastada arvekeskuse kaudu müügiarveid klientidele otse internetipanka, paberkandjal postkasti, pdf-kujul e-postiaadressile või e-arvena.

Omniva Arvekeskuse ostuarvete lahendusest andis ülevaate Elroni finantsjuht Anne Raidalu ja osaühingu JCDecaux Eesti raamatupidaja Kadri Malve, kes ütles, et arvekeskuse kasutamisele üleminek käis nende ettevõttes suhteliselt kiiresti ning ilma takistusteta.

„E-ostuarvete lahendus on toonud ettevõtte jaoks märgatavat võitu ning on ennast õigustanud. Suurimaks eeliseks on asjaolu, et arvete menetlust on võimalik automatiseerida,“ selgitas Kadri Malve. Samuti lisas ta, et e-arvete kasutamine võimaldab arvete menetlemise protseduure oluliselt kiirendada, alustades arve kinnitamisest kuni arve tasumiseni.

Ka Elroni finantsjuhi Anne Raidalu sõnul on ostuarvete lahendus end igati õigustanud, kuna nüüd on ülevaade majja saabuvatest arvetest ja nende asukohast kinnitusringis oluliselt parem.

Kadri Malve tõi arvekeskuse eelistest välja andmete sisestusvigade vähenemise, arvete õigeaegse tasumise, automaatse arhiiv ja arvete kättesaadavuse paranemise. Lisaks selle, et elektroonselt saab salvestada ka kõik arvega saadetud e-kirjade sisud ja arve lisadokumendid. „Oluliselt on vähenenud ka paberikulu, mis kaasnes arvete ja nende lisadokumentide väljatrükkimisega.“

Samuti lisas Malve, et arvekeskuse kasutamine lihtsustab ka ettevõtte auditeerimist. Audiitorile on võimalik oma kasutaja luua, millega pääsetakse kerge vaevaga ligi kõigile vajalikele arvetele.

„Raamatupidaja jaoks on mugav saada kõik arved ühest kohast ja kui mingi kuluarve on puudu, on lihtne välja vaadata, kas see on üldse meieni jõudnud,“ selgitas Raisalu.

Ostuarvete e-arvetena konteerimisel kulus osaühingul JCDecaux Eesti ligikaudu 38% vähem aega kui manuaalselt süsteemi sisestamisel. Peale ostuarvete manuaalselt menetlemiselt üleminekul e-arvetele on ettevõttes ostuarvete menetlemisega seonduvate kulude vähenemiseks arvestatud ligikaudu 16%. „Kulu vähenemise määra leidmiseks arvestati paberkandjal arvete menetlemise ja arhiveerimisega kaasnevaid tööjõu-, paberi- ning arhiivikarpide kulusid ning e-arve operaatori teenuse maksumust,“ täpsustas Kadri Malve.

Kadri Malve märkis, et e-arvete osakaal võiks olla kindlasti suurem, sest sellega väheneksid PDF-arvete digitaliseerimise kulud. E-arvete vastuvõtmine mugavam - pole vaja arveid arvekeskusesse edasi saata. Lisaks maandab see riski, et mõni arve jääb eksimuse tõttu e-arve süsteemi edastamata, mis omakorda hoiab ära maksete hilinemisega kaasnevad intressikulud.

Raidalu märkis, et e-arvete kasutamine annab suurepärase ülevaate saabunud arvete kohast kinnitusringil, võimaluse mugavaks töötlemiseks ja saabumata või kadunud arvete kindlakstegemiseks. Samuti on lihtsalt leitavad eelmiste arvestusperioodide arved ja ei pea muretsema arhiveerimise pärast. „Ja kui kõik sujub, siis tegelikult hoiab arvekeskus aega kokku,“ märkis Anne Raidalu.

E-arvete eesmärk on muuta arveldamine paberivabaks nii organisatsioonide kui ka riigi tasandil, kuna see säästab keskkonda ja võimaldab suurt mahtu arveid kiirelt ja mugavalt töödelda.

Tänaseks kasutavad valdav osa riigiasutustest ning side- ja üldteenust pakkuvatest ettevõtetest e-arveid. Enamus neist kasutab selleks e-arvete operaatoreid.

Pallasti 28, 10001 Tallinn, e-post: info@omniva.ee Kliendiinfo: 661 6616